Le Règlement général sur la protection des données est une directive européenne appliquée dans le droit français et dont l’entrée en vigueur aura lieu le 25 mai 2018 dans tous les États membres de l’Union européenne.
Ce règlement pose les bases pour les décennies à venir sur la protection des données numériques des consommateurs, mais pas seulement. Les salariés sont aussi concernés. Toutes les données qui transitent par votre entreprise dans le périmètre du territoire de l’Union européenne sont susceptibles de tomber sous le coup du RGPD.
La simplification du travail de RH
Qui n’a jamais espéré avoir le temps de passer en revue ses processus afin de les mettre à jour et les simplifier ? Réjouissez-vous, c’est le moment : et surtout, on supprime les doubles saisies, les impressions inutiles, les copies en 6 exemplaires, et on limite l’archivage papier quand la législation nous le permet. Le RGPD nous donnerait-il une chance d’alléger (un peu) nos tâches administratives ?
Le RGPD présente également l’opportunité de supprimer des données. Mais on ne supprime pas n’importe comment : on met en place des règles d’archivage en se référant aux textes ou recommandations en vigueur (L).
Et on détruit ensuite tout ce qui n’a plus lieu d’être conservé. Certes, cela peut prendre un peu de temps, mais le retour sur investissement se verra sur la prochaine facture de notre tiers et sur la place libérée dans notre espace de stockage électronique.
La digitalisation au cœur des RH
La nouvelle réglementation RGPD est l’opportunité pour les RH de se mettre à jour en matière de technologie. La digitalisation des données permet un gain de temps et d’espace considérable.
Les risques à éviter en matière de traitement des données personnelles sont l’accès, la modification et la suppression non désirés. Vous le savez, lorsqu’un processus est géré sur un fichier Excel ou en format “papier”, on se retrouve systématiquement avec X versions, adressées à X personnes et donc stockées à X endroits (électroniques ou non). Il devient alors impossible de fiabiliser ce processus et d’éviter l’accès, la modification ou la suppression des données.
La mise en place de solutions digitales semble constituer une opportunité pour les RH en matière d’obligation de sécurité imposée par le RGPD : gestion centralisée, fiabilité, accès limité. Alors par exemple, on arrête d’imprimer les CV des candidats pour les déposer sur le bureau du manager et on met en place une solution web de gestion des candidatures avec un workflow de validation par mail.
Depuis quelques années, plusieurs lois sont venues favoriser la digitalisation de nos fonctions : dématérialisation des documents et notamment des bulletins de paie, signature électronique, création du compte personnel d’activité.
Or, selon une étude récente de Sopra HR et l’usine digitale, seuls 15 % des personnes interrogées déclarent que le niveau de maturité digitale de leur service RH est bon. La loi RGPD semble être une opportunité pour les RH si les entreprises disposent des outils nécessaires pour cette mise en place de la réglementation.
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