Le terme de frais professionnels désigne toute dépense réalisée par un salarié dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, dès lors que celle-ci est directement liée à son activité professionnelle. En toute logique, ces frais à la charge du salarié sont remboursés par l’entreprise.
La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés dans l’intérêt de son employeur et pour les besoins de son activité professionnelle. Elle prend le plus souvent la forme d’une fiche remplie par le salarié et remise à son entreprise (sous forme matérialisée ou non).
Souvent, la note de frais porte sur les frais de repas (en cas de repas d’affaires par exemple), les frais de déplacement, les frais de logement. La note de frais peut éventuellement faire suite à un ordre de mission lorsque le salarié est en déplacement dans le cadre de son travail.
Pour qu’elles soient valables, les dépenses exposées dans les notes de frais doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, pour les besoins de l’activité, et être proportionnées. De plus, elles doivent être appuyées par des justificatifs.
Trois systèmes existent pour les remboursements de frais professionnels :
Le remboursement des frais réellement engagés qui consistent à rembourser exactement les montants payés personnellement par le chef d’entreprise ou par le salarié et qui concernent des dépenses exposées dans le cadre de l’activité professionnelle. Par exemple, il s’agit de rembourser : les tickets de péage et de stationnement pour les déplacements professionnels ou les tickets de restaurant pour les repas professionnels…
Le remboursement des frais de manière forfaitaire : Les frais forfaitaires consistent à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire.
La déduction supplémentaire pour les frais professionnels : Il s’agit de la dernière méthode possible pour procéder au remboursement des frais professionnels. Cette déduction est plafonnée à 7 600 euros par an.
Quels sont les outils pour faciliter votre gestion ?
Le marché des logiciels de gestion des notes de frais pullule de solutions. Suivant le contexte dans lequel évolue votre entreprise, certaines fonctionnalités auront plus ou moins d’importance, mais les objectifs restent les mêmes : mieux contrôler ce que vous allez rembourser, simplifier le traitement des pièces par les services RH ou comptables, mais également alléger vos collaborateurs de cette corvée récurrente.
Logiciels en mode Saas
Vous avez besoin que vos collaborateurs se connectent à un serveur depuis n’importe quel poste informatique (chez un client, sur une borne Internet publique, dans un cyber café, à son domicile…). Alors, vous pouvez utiliser une application en mode SaaS (Software as a Service).
Le choix de logiciels internes sur le serveur de l’entreprise
Installé sur un des serveurs de l’entreprise et accessible depuis l’intranet, le logiciel de gestion de notes de frais s’utilise généralement uniquement depuis les ordinateurs du bureau. Il peut alors être intégré à votre outil comptable. Encore moins de saisie et de transfert d’information : du temps gagné et des erreurs évitées. Voici des exemples de logiciels : Notilus, Note de frais et Sage.
