Chaque équipe à des besoins différents, certaines ont besoin de rester en contact à travers le monde, d’autres en ont moins besoin, certaines le font déjà très bien, certaines ont des problèmes dans la délivrabilité de leurs projets, etc. Et heureusement, il y a des centaines d’outils collaboratifs avec des fonctionnalités aussi diverses que votre équipe pour vous aider à collaborer et travailler plus efficacement en interne et en externe.
Encore faut-il pouvoir trouver rapidement l’outil de gestion qui fonctionnera le mieux au sein de votre entreprise.
Ce guide décomposera quelques-uns des principaux types de logiciels de collaboration sur le marché, ainsi que leurs possibles inconvénients.
Communication. (Chat)
De quoi s’agit-il ? Les outils de communication vous permettent de communiquer en équipe, avec vos collaborateurs et parfois même avec vos partenaires externes. Vous avez probablement déjà entendu parler de : Slacks, Skype for business et Hipchat. Ces outils vous permettent de communiquer de différentes manières : Chat, live vidéo, messages vocaux, etc.
À destination de qui ? Ces outils sont utilisés par toutes sortes d’équipes. Ils peuvent être utiles pour communiquer au sein d’un même bureau, entre plusieurs offices, ou pour communiquer avec vos fournisseurs externes.
Les inconvénients ? Consultez #slacklash sur twitter. Ces outils sont aussi assez limités- vous allez adorer rester en contact, mais si vous cherchez un outil vous aidant à travailler plus efficacement, alors il faudra certainement chercher ailleurs.
Exemples ? Slack, Skype for Business, Hipchat, Google Hangouts.
Conclusions – Un Chat seul ne résoudra pas vos problèmes de collaboration. Si vous voulez une application de chat, chercher des plates-formes de chat qui s’intégreront avec les autres applications que vous utilisez déjà.
File Sharing. Partage de fichier
De quoi s’agit-il ? Les outils qui facilitent les partages de fichiers de votre équipe, les gardent à jour et disponibles depuis n’importe quel appareil et hors connexions.
À Destination de qui ? Toutes les équipes qui fonctionnent avec des partages de fichiers, soit probablement toutes les équipes de travail…
Inconvénient ? Partager ses fichiers, c’est génial, mais on arrive rapidement à une limitation de partage avec des espaces de stockage limités, des soucis de confidentialité et des documents qui ne peuvent être édités que par une seule personne à la fois.
Exemples ? Dropbox, Box, Google Drive
Conclusions : Le partage de fichiers est une excellente façon de prendre votre travail avec vous partout où vous allez. Soyez conscient des limites de l’outil que vous évaluez et chercher des outils aux options de capacité multi- édition .
Le Social Network – Le réseau social
En quoi ça consiste ? Un réseau social professionnel, mais pour votre équipe. Comme le Facebook utilisé par vos employés… mais en beaucoup plus productif.
À destination de qui ? Pour les grandes équipes qui doivent être en mesure de naviguer dans une grande organisation et trouver des personnes avec certaines connaissances et compétences.
Inconvénients ? Si vous pensez que votre feed Facebook à trop de mises à jour, actualité, posts, etc. pour garder le fil des conversations ? Attendez de voir tout ce qui se passe au sein de votre organisation.
Exemples ? Facebook for work, Jive, Yammer, et beaucoup d’autres.
Project Management. Gestion de projet
De quoi s’agit-il ? Un logiciel de gestion de projet assurera le suivi de toutes les étapes et pièces d’un projet. Des personnes impliquées, aux tâches, ressources et calendrier des actions. Un logiciel de gestion de projet vous aidera à obtenir une image de haut niveau de tout ce qui se passe dans votre organisation ou dans votre département.
À destination de qui ? Êtes-vous fan des diagrammes de Gantt ? Avez-vous la bible de la gestion de projet sur votre bureau ? Êtes-vous Chef de Projet ou producteur ? Alors ces outils sont faits pour vous.
Inconvénients ? à l’inverse, si vous n’êtes pas l’une de ces personnes, ces outils peuvent être difficiles à appréhender, difficile à mettre à jour et à y naviguer.
Exemples ? À sana, Wrike, MicrosoftProject
Conclusions : Les logiciels de gestion de projet s’adressent essentiellement au Chef de projet. Si vous n’en êtes pas un, ou ne détenez pas un système structuré de gestion de projet, alors un outil comme celui-xi ne sera pas la clé d’un succès collaboratif.
Compréhensive Collaboration Tools – outils de collaboration
De quoi s’agit-il ? les logiciels de collaboration vise à fournir toutes les formes de collaboration possibles dans un seul et même paquet. Ils regroupent donc toutes les fonctionnalités ci-dessus. En ayant tous vos fichiers, projets, et communication dans une application, vous dépensez moins de temps à naviguer d’applications à applications, et réaliserez vos tâches plus efficacement et rapidement.
À destination de qui ? Ceux qui cherchent à simplifier leur flux de travail. Ceux fatigués de naviguer constamment d’une application à une autre pour faire avancer les choses.
